Hostess gentili e professionali sostano nel luogo dell’evento con la duplice mansione di assistenza e segreteria:

• Registrano nuovi partecipanti e stampano badge on site, attraverso un PC con software gestionale e una stampante termografica o laser/inkjet per la stampa di badge in loco.
• Distribuiscono il kit congressuale e gestiscono le colazioni di lavoro attraverso il caricamento dei voucher elettronici direttamente sul badge del partecipante.
• Monitorano gli arrivi e la consegna dei badge in tempo reale tramite gli appositi lettori.

Segreteria Onsite

 

 

Un comodo lettore che memorizza il codice a barre sul badge dà all’espositore il doppio vantaggio di rilevare il passaggio dei visitatori e di evitare la raccolta dei biglietti da visita. Il sistema di Sì No Servizi consta di:

• lettori laser, molto leggeri, non ingombranti ed ergonomici;
• un foglio in cui sono riportati i codici corrispondenti a determinate azioni da intraprendere (per esempio: “inviare catalogo”, “inviare documentazione scientifica”, “inviare offerta”, ecc).

Lo staff provvede ad associare i codici a barre assegnati ai visitatori con le relative anagrafiche, estrapolando così i file completi da consegnare a chi di competenza. Il servizio include:

• training dimostrativo (prima dell’evento o al suo inizio);
• assistenza continua;
• fornitura ex-post del database elettronico completo di anagrafiche.

Stampante per gli attestati di partecipazione. Internet point. Display pubblicitario. Tre in uno, col totem multifunzione di Sì No Servizi. È una colonnina di circa un metro di altezza, composta da un touch screen, un lettore di badge e una stampante. L’avvicinamento del badge al lettore da parte del partecipante attiva una delle seguenti funzioni:

• Stampa attestati su foglio A4 personalizzato.
• Internet Point con browser incluso nel software.
• Infopoint evento personalizzabile da parte di uno o più sponsor.

Il servizio include:

• Noleggio e installazione dei totem;
• Software per l’elaborazione e la stampa dell’attestato;
• Configurazione e costi di impianto per l’impostazione dei modelli di attestato;
• Assistenza tecnica e predisposizione della rete;
• Report finale.

Stampa attestato con Totem

 

 

 

Mini-siti per maxi-servizi: la registrazione on-line consente di ricevere i dati delle adesioni in tempo reale senza necessità di un data entry manuale, e permette agli invitati di modificare i propri dati senza intermediazione (con un gran risparmio di lavoro in segreteria). Il sito potrà essere sviluppato a seconda delle esigenze in tre modi differenti: basic, standard e ad hoc.

Come funziona: Viene realizzata una pagina introduttiva di login, pagine web secondarie e la scheda per le iscrizioni online, attraverso cui i partecipanti possono anche visualizzare le informazioni relative ai servizi logistici per loro prenotati ed effettuare scelte in merito al programma.

e-mail and click: E’ la versione “easy” del sito gestionale. Consiste in un messaggio e-mail a fronte del quale il destinatario, cliccando sull’apposito pulsante, si collega a una pagina web ove può riepilogare le proprie esigenze.

Siti Web gestionali

 

 

 

 

 

Un mix di professionalità ed esperienza a supporto degli organizzatori. Gli operatori del call center, selezionati e formati nel settore Mice, utilizzano un pratico software di back-end per la gestione delle iscrizioni e per la creazione di un database consultabile online, tramite password. Il sistema consente anche l’invio degli inviti tramite e-mail personalizzate, ma non solo. Sono a disposizione numerose linee telefoniche dedicate (sempre attive e programmabili), postazioni PC, apparecchiature ad hoc… tutto per garantire, anche in caso di contemporaneità di eventi, la maggior flessibilità possibile nella gestione dei contatti da e verso i partecipanti. Il call center – ricevimento e gestione delle adesioni telefoniche

• gestione dell’invio/ricevimento e-mail su casella di posta dedicata
• eventuale raccolta di schede di registrazione cartacee
• elaborazione delle liste dei partecipanti
• gestione e controllo delle informazioni o delle richieste da parte degli ospiti
• memorizzazione all’interno del gestionale di tutte le conversazioni
• possibilità di visualizzazione dello status delle conferme/cancellazioni in tempo reale tramite password
• recall e follow-up pre- e post-evento.

Il software di back-end – invio e-mail di invito con dinamiche personalizzate e campi variabili rapidamente

• gestione di template (modelli) di e-mail, e creazione di e-mail specifiche
• personalizzazione con colori, grafica, e loghi
• personalizzazione del contenuto dei messaggi per differenti gruppi
• registrazione adesioni on line da parte degli operatori
• ricerca e verifica on line per uno status delle singole adesioni
• ricerche secondo vari filtri su diversi campi (cognome, azienda, categoria ecc)
• reporting
• invio di SMS a ogni iscritto
• invio via web di codici a barre e pin personali per l’accesso ai vari servizi.

Gestione segreteria pre-evento

 

 

Noleggio di Apple Ipad wifi e cellular completi di custodie a libro, cavi e alimentatori originali.

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